Как вести заказы в Excel

Как вести заказы в Excel

Кто пользуется Excel для работы? Продавцы, бухгалтера, маркетологи, финансисты и т.д. Абсолютно все в той или иной мере сталкиваются с этой программой в работе или обычной жизни.

Для тех, кто ведет продажи в Excel, таблицы выглядят определенным образом, хотя и отличаются от специфики товаров.

Чтобы начать работу, необходимо создать удобную таблицу для ведения и учетов заказов. Внесите в ячейки информацию о магазине, тип оплаты и категорию товара в столбцы. Далее заполните данные о заказчике: ФИО, контактный телефон, курирующего менеджера, дату заказа и дату доставки. Каждая строка в дальнейшем будет использована для добавления заказов. Не забывайте вносить сумму оплаты и номер договора, это поможет контролировать вашу прибыль и осуществлять поиск по договору.

По всей внесенной информации легко выполнять сортировку.

Далее рассмотрим несколько полезных лайфхаков для более продуктивной работы.

  • Если необходимо скопировать информацию из нескольких ячеек в новую таблицу так, чтобы вся информация осталась по своим местам, воспользуйтесь опцией «Копировать только значения». Удобно применять Программа скопирует необходимую формулу без формата.  Оформление останется прежним. Кликните правой кнопкой мыши, скопируйте данные. Затем в новой ячейке кликните снова правой кнопкой и укажите “Параметры вставки - только значения”.
  • Чтобы всегда знать доход от каждого магазина и как отобразить геоданные магазинов на интерактивной карте, установите плагин из «Магазина приложений», а именно  «Карты Bing». Добавленный модуль отметьте во вкладке «Мои приложения» и разместите на рабочем столе. Теперь останется выделить необходимые ячейки с данными на вкладке и кликнуть «Show Locations». Данные отобразятся на карте.
  • Быстрый поиск нужного заказа в документе иногда решающая вещь при выборе программы для работы. Когда количество листов в таблицах превышает десять, то навигация в Excel замедляется. Чтобы решить эту задачу, кликните правой кнопкой мышки на любую из кнопок прокрутки ярлыков листов в левом нижнем углу экрана. Далее появится оглавление,  где любой нужный лист можно открыть мгновенно.
  • Нужно быстро переделать таблицу или перенести конкретные данные в другой лист? Правильно и быстро перенести информацию из ячейки в строки чтобы сохранить информацию поможет функция «Транспортировать». Скопируйте выбранные необходимые данные или диапазон.  Далее используйте функцию. Кликните правой кнопкой мыши, скопируйте данные. Затем в новой ячейке кликните снова правой кнопкой и укажите “Параметры вставки - Транспортировать”.
  • Вынесите все главные функциональные сочетания в заметки или держите их в голове для мгновенной работы в таблице.

Ctrl+L– создать таблицу

Shift+Space– выделить строку

Ctrl+Space– выделить столбец

Ctrl+K– вставить гиперссылку

Ctrl+Shift+ «:»– вставить текущее время

Ctrl+Shift+ «;»– вставить сегодняшнюю дату

Ctrl+Shift+!– применить числовой формат

Ctrl+Shift+$– применить денежный формат

Ctrl+Shift+%– применить процентный формат

F7– проверить орфографию листа

F9– пересчитать значения всех листов

F11– создать диаграмму по блоку данных

Alt+=– вставить функцию автосуммирования

Alt+Я, Г, Г– выбрать границы ячеек или выделения

Ctrl+6– скрыть/показать все графические элементы

Ctrl+Shift+U– увеличить высоту строки формул до 9 линий

Ctrl+Enter– ввести данные сразу во все отмеченные ячейки

Alt+Shift+→– сгруппировать выделенные строки или столбцы

Alt+Shift+←– разгруппировать выделенные строки или столбцы

Ctrl+«.»– перемещаться углами таблицы по часовой стрелке.

  • Чтобы сделать вашу таблицу еще более автоматизированной, переведите её в формат “умной”. Она отличается более широким функционалом. Например, самостоятельно увеличивается при дописывание к ней дополнительных строк и ячеек. В такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением. Выделите нужный диапазон и на вкладке «Главная» нажмите «Форматировать как таблицу» теперь список будет преобразован в умную таблицу. 

Это краткий список возможностей Excel. Есть и другие. Изучайте программу полностью, используйте весь возможный функционал. 

Но рано или поздно любой бизнес просто перерастает Excel. Становится трудно работать с объемами информации с неадаптированным для этого инструментом. Или же вы цените свое время и не хотите идти длинным путем, обжигаться на потерях заказов и клиентов. Тогда ваше решение - CRM. Решение, которое рано или поздно принимает любой предприниматель. KeyCRМ - это решение, которое мы приняли, когда сами искали выход для бизнеса. Ее создание и ежедневное улучшение - это лучшее, что мы могли сделать в товарно бизнесе.

Она полностью заменяет функционал обычных таблиц, находится в облачном хранилище и имеет доступ только тех сотрудников, кому вы его предоставили. KeyCRМ работает одновременно и с заказами, и с аналитикой продаж. Плюсом также, что к программе подключены все ваши точки онлайн-продаж и список заказов автоматически обновляется. 

Мы всегда предоставляем быстрое обучение и полное техническое сопровождение для каждого, кто выбрал KeyCRМ.

Долой ручное заполнение данных.